§ 1. Postanowienia ogólne
1. W związku z koniecznością zabezpieczenia uczestników kongresów i wydarzeń przed epidemią koronawirusa SARS-COV-2 niniejszym wprowadza się Regulamin określający zasady uczestnictwa w kongresach i wydarzeniach organizowanych przez Symposium Cracoviense w okresie trwania epidemii koronawirusa SARS-COV-2
2. Regulamin stosuje się do wszystkich kongresów i wydarzeń organizowanych przez Symposium Cracoviense, odbywających się w zamkniętych pomieszczeniach.
§ 2. Zasady uczestnictwa
1. Uczestnictwo w kongresie/wydarzeniu organizowanym przez Symposium Cracoviense w okresie obowiązywania Regulaminu jest równoznaczne z akceptacją jego postanowień.
2. Każdy uczestnik kongresu lub wydarzenia jest zobowiązany do zapoznania się z Regulaminem i do przestrzegania zawartych w nim procedur oraz zasad zachowania, a także do stosowania się do wytycznych personelu obsługującego kongres/wydarzenie.
3. W kongresie/wydarzeniu nie może uczestniczyć osoba, która:
a) jest lub była w ciągu ostatnich 14 dni osobą zakażoną koronawirusem SARS-COV-2 lub podejrzewa u siebie takie zakażenie;
b) przebywa na kwarantannie lub jest pod nadzorem epidemiologicznym.
c) w trakcie kongresu/wydarzenia nie ma objawów infekcji mogącej wskazywać na prawdopodobieństwo zakażenia wirusem SARS-COV-2 (podwyższona temperatura, objawy grypopodobne, np. gorączka, ból gardła, ból głowy, katar, kaszel, duszności i problemy z oddychaniem itp.).
4. Każdy uczestnik kongresu/wydarzenia jest zobowiązany do złożenia pisemnego oświadczenia dotyczącego stanu zdrowia potwierdzające brak wystąpienia negatywnych przesłanek uczestnictwa określonych w ust. 3 powyżej (Oświadczenie SARS-COV-2). Złożenie takiego oświadczenia jest warunkiem możliwości uczestnictwa w kongresie/wydarzeniu. Symposium Cracoviense ma prawo odmówić wpuszczenia uczestnika na kongres/ wydarzenie, jeśli ten nie złoży stosownego oświadczenia. Druk Oświadczenia SARS-SOV-2 jest dostępny na stronie internetowej kongresu/wydarzenia, a także do pobrania na miejscu organizacji kongresu/wydarzenia w recepcji. Informacje o przetwarzaniu danych osobowych uczestników, podstawie ich zbierania, okresie przetrzymywania, a także uprawnieniach z tego tytułu znajduje się na odwrocie Oświadczenie SARS-COV-2. W celu przeciwdziałania nadmiernemu gromadzeniu się uczestników w recepcji, zalecamy samodzielne wydrukowanie i podpisanie formularza oświadczenia przed przybyciem do obiektu, gdzie odbywa się kongres/wydarzenie.
5. Rekomenduje się podanie w Oświadczeniu SARS-COV-2 danych kontaktowych uczestnika (nr telefonu lub adresu email) w celu ułatwienia służbom sanitarnym dochodzenia epidemiologicznego na wypadek wykrycia, że osoba zakażona brała udział w danym kongresie/wydarzeniu. W przypadku potwierdzenia zakażenia koronawirusem SARS-CoV-2 u uczestnika lub personelu obsługi, Symposium Cracoviense udostępnia listę osób, które uczestniczyły w danym kongresie/wydarzeniu oraz listę osób zaangażowanych do obsługi tego kongresu/wydarzenia odpowiednim pracownikom Powiatowej Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej.
6. Każdy uczestnik kongresu/wydarzenia ma obowiązek:
a) samodzielnego wyposażenia się w materiały ochrony osobistej ( min. maseczka ochraniające usta i nos) i ich stosowania przez cały czas przebywania w obiekcie, w którym organizowany jest kongres/wydarzenie, poprzez zakrycie ust i nosa.
b) zachowania odległości co najmniej 1,5 m, a w przypadku tworzenia się kolejek – 2 metrów od innych osób.
c) używania płynu odkażającego do rąk przed każdorazowym wejściem do obiektu, w którym organizowany jest kongres/wydarzenie.
d) wyrzucania materiałów ochrony osobistej tylko do wyznaczonych i oznaczonych w tym celu pojemników.
e) przestrzegania postanowień przedmiotowego Regulaminu i stosowania się do komunikatów graficznych, głosowych oraz zaleceń personelu obsługi w zakresie właściwej organizacji kongresu/wydarzenia w celu zapewnienia bezpieczeństwa i ochrony zdrowia wynikających z przedmiotowego Regulaminu.
7. Symposium Cracoviense ma prawo odmówić wpuszczenia na kongres/wydarzenie uczestnika, który nie posiada materiałów ochrony osobistej do czasu zastosowania się do tego obowiązku, chyba, że osoba jest zwolniona z zachowania takiego obowiązku zgodnie z przepisami prawa.
8. Symposium Cracoviense jest uprawnione do utrwalania przebiegu kongresu/wydarzenia, a w szczególności zachowania osób w nim uczestniczących, za pomocą urządzeń rejestrujących obraz i dźwięk. Materiały zgromadzone podczas utrwalania przebiegu kongresu/wydarzenia, mogące stanowić dowody pozwalające na wszczęcie postępowania karnego albo postępowania w sprawach o wykroczenia lub dowody mogące mieć znaczenie dla toczących się takich postępowań.
9. Symposium Cracoviense może również utrwalać przebieg kongresu/wydarzenia, w tym osób uczestniczących w kongresie/wydarzeniu jako uczestnicy, w sposób wskazany w pkt 10, w celu dokumentowania, archiwizowania i rozpowszechniania informacji o działaniach podejmowanych przez Symposium Cracoviense. Dane te w postaci wizerunku uczestników (zbiorowo) mogą być upubliczniane na stronie internetowej oraz na profilach Symposium Cracoviense w mediach społecznościowych i internetowych serwisach wideo (jak np. youtube). Symposium Cracoviense może korzystać z takiego utrwalenia lub jego fragmentu, w tym przedstawiającego wizerunek uczestników, bez ograniczeń czasowych i terytorialnych, bez konieczności zapłaty wynagrodzenia za korzystanie z wizerunku, na wszelkich polach eksploatacji.
10. Uczestnictwa w kongresie/wydarzeniu w roli uczestnika, stanowi jednoczesną zgodę ze strony każdego takiego uczestnika na użycie jego wizerunku na cele wskazane powyżej w pkt 8 i 9, w tym na upublicznianie i przetwarzanie jego wizerunku na zdjęciach lub filmach.
§ 3. Zasady organizacyjne
1. Symposium Cracoviense udostępnienia uczestnikom nie więcej niż 50 % liczby miejsc zgodnie z planem obiektu, uwzględniającym obowiązujące w tym zakresie wytyczne służb sanitarnych.
2. Limit 50 % liczby miejsc w pkt. 1 nie dotyczy osób zaszczepionych po przedstawieniu certyfikatu szczepienia przeciw COVID -19.
3. W recepcji kongresu/wydarzenia obsługa weryfikuje, czy uczestnik ma zakryte usta i nos, czy wypełnił i oddał obsłudze Oświadczenie SARS-COV-2 oraz czy posiada Certyfikat szczepienia przeciw COVID-19.
4. W przypadku braku wypełnionego Oświadczenie SARS-COV-2 uczestnik proszony jest o udanie się do wyznaczonego stanowiska w celu uzupełnienia powyższego oświadczenia.
5. W obiekcie, gdzie odbywa się kongres/wydarzenie umieszczono dozowniki z płynem dezynfekującym.
6. Po każdym dniu kongresu/wydarzenia przeprowadza się dezynfekcję pomieszczeń przeznaczonych dla uczestników wraz z wyposażeniem.
7. Przy korzystaniu z szatni, należy zachować wymagany dystans społeczny oczekując na przyjęcie i wydanie odzieży.
8. Personel obsługi w czasie kongresu/wydarzenia, wykonuje swoje czynności w maseczkach i regularnie dezynfekuje ręce.
9. Zaleca się zachowanie odpowiedniego dystansu społecznego przy korzystaniu z toalet, tak w zakresie korzystania z samych pomieszczeń, jak i oczekiwania na dostęp do pomieszczeń.
10. Symposium Cracoviense spośród personelu obsługi wyznacza koordynatora do spraw bezpieczeństwa sanitarnego oraz stałego kontaktu z właściwą powiatową stacją sanitarno-epidemiologiczną.
§ 4. Postanowienia końcowe
1. W przypadku jakichkolwiek zmian w zakresie ww. przepisów lub rekomendacji, Regulamin może ulec zmianie lub uzupełnieniu, zaś uczestnicy kongresów/wydarzeń zobligowani są do stosowania się do Regulaminu aktualnego na dzień organizacji kongresu/wydarzenia.
2. Regulamin obowiązuje od dnia 02 grudnia 2021 r. do odwołania.
Klauzula informacyjna RODO
Zgodnie z art. 13 ust. 1−2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679
z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) zwanego dalej RODO – informuje się, że:
I. Administrator danych osobowych
Administratorem danych osobowych jest Symposium Cracoviense Sp. z o.o., ul. Krupnicza 3, 31-123 Kraków
II. Formy kontaktu
Możliwe będą następujące formy kontaktu z Tobą: poczta elektroniczna (e-mail: admin@symposium.pl), poczta tradycyjna, telefon (+48 12 422 76 00).
III. Cele przetwarzania danych i informacja o wymogu podania danych
Administrator będzie przetwarzać Pani/Pana dane osobowe w związku z wypełnieniem obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO oraz art. 9 ust. 2 lit. b) jakim jest obowiązek pracodawcy w zakresie ochrony zdrowia i życia pracowników poprzez zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy (art. 207 § 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy) oraz obowiązek podjęcia przez pracodawcę działań w przypadku zagrożenia życia lub zdrowia pracowników (art. 2092 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy).
IV. Konsekwencje niepodania danych osobowych
Konsekwencją niepodania danych osobowych będzie brak możliwości uczestnictwa
w organizowanym przez nas wydarzeniach.
V. Okres przechowywania danych
Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do celów archiwalnych.
VI. Prawo dostępu do danych osobowych
Posiada Pani/Pan prawo do korzystania z uprawnień uregulowanych w art. 15-21 RODO.
VII. Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego
Ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
VIII. Odbiorcy danych
Pani/Pana dane osobowe mogą zostać ujawnione innym podmiotom na podstawie przepisów prawa.
IX. Informacja dotycząca zautomatyzowanego przetwarzania danych osobowych, w tym profilowania
Pani/Pana dane nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym również profilowane.
